De verhuur

Wanneer je de verhuur van je onroerend goed wenst toe te vertrouwen aan een externe persoon of organisatie, is het noodzakelijk een mandaat te ondertekenen.
Wat zijn de verschillende soorten mandaten, wat zijn de regels en welke documenten moeten worden afgeleverd opdat de mandataris de woning te huur kan aanbieden?

De regels van het mandaat

Het mandaat voor huurbeheer is een akte waarbij een persoon een andere persoon de bevoegdheid geeft om namens hem voor een bepaald aantal functies op te treden. Dit mandaat moet aan bepaalde regels voldoen.

Het moet een schriftelijk mandaat zijn en door beide partijen worden ondertekend: de gevolmachtigde en de opdrachtgever (de verhuurder).

Het mandaat moet volgende zaken bevatten :

• De identiteit, contactgegevens en bedrijfsnaam van de mandataris en de opdrachtgever (principaal)
• De locatie van het eigendom of eigendommen die moeten worden beheerd
• Het bedrag van de huur
  
• De vergoeding van de mandataris
  
• De duur van het mandaat
  
  De taken die moeten worden uitgevoerd moeten ook zeer nauwkeurig worden aangegeven.

Vanaf het moment dat het mandaat is ondertekend, wordt de mandataris de enige bemiddelaar tussen de huurder en de verhuurder.

De duur van het mandaat kan variëren. Dit kan voor één jaar zijn of voor meerdere jaren. Een stilzwijgende vernieuwing kan worden geactiveerd.

De verschillende soorten mandaten

Voor wat betreft het zoeken naar een huurder, kunnen verschillende mandaten worden opgesteld:

• Een exclusief mandaat: de mandataris heeft exclusieve rechten op de opdracht. Hij is de enige die het pand kan verhuren.
  • De exclusiviteit kan beperkt zijn: geen enkele ander kantoor of onderneming kan het goed verhuren, maar de eigenaar kan het goed (zelf) verhuren aan een persoon die zich aanbiedt.
  • De exclusiviteit kan ruim zijn: noch de eigenaar, noch een ander bureau kan het goed verhuren.

• Een niet-exclusief mandaat: het zoeken naar een huurder kan aan verschillende agentschappen worden toevertrouwd

Eenmaal de huurder gevonden is, kan er slechts één mandataris zijn voor het huurbeheer. De toevertrouwde taken kunnen van drieërlei aard zijn:

• Administratief en financieel beheer: het huurcontract opstellen, de huur innen, ontvangstbewijzen uitschrijven, rekeningen betalen, de huur indexeren, voor de relaties met de syndicus instaan, enz.
  
  
• Technisch beheer: de schade vaststellen, werknemers en bedrijven zoeken, toezicht houden op de werkzaamheden, het materieel controleren, conservatoire maatregelen nemen, enz.
  
  
• Juridisch beheer: zo nodig bemiddeling of gerechtelijke procedure opstarten, een advocaat kiezen, aangifte doen van de schade bij de verzekeringsmaatschappij, enz.

De toevertrouwde taken moeten duidelijk in de volmacht worden vermeld, anders kan de mandataris niet namens de opdrachtgever handelen.

De voor verhuur vereiste documenten

Om een woning te kunnen verhuren, moet de rentmeester in het bezit zijn van bepaalde documenten:

• Identiteitskaart
• Eigendomsbewijs
  
• EPB certificaat. Verplicht in alle regio's. Het geeft het energieprestatieniveau van het gebouw aan.
• Gegevens van de syndicus indien er een is, prognose van de huurkosten
• Reglement van mede-eigendom
• ...

Indien het pand reeds verhuurd is en je het huurbeheer aan een derde wenst toe te vertrouwen, dien je alle informatie te verstrekken, zoals het huidige huurcontract, de inventaris van de inrichting, de bijgewerkte contactgegevens van de huurder, zijn/haar bankreferenties, correspondentie met de huurder, enz.