Taken en verplichtingen van een huurbeheerder

De huurbeheerder handelt binnen een specifiek kader, zijn/haar beroep is gereglementeerd door het BVI, het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars. De huurbeheerder of rentmeester is dus aan bepaalde verplichtingen onderworpen. Als verantwoordelijke voor het huurbeheer van een of meer eigendommen namens een verhuurder kunnen de taken heel gevarieerd zijn.

Verplichtingen

De wet van 11 februari 2013 definieert de huurbeheerder (‘bemiddelaar’) als een vastgoedmakelaar die voor rekening van derden activiteiten uitvoert inzake het beheer van onroerende goederen of zakelijke rechten, andere dan die van een syndicus.
Dusdanig heeft de huurbeheerder verschillende verplichtingen: Hij/zij

• moet aangesloten zijn bij het BVI (Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars)
• is onderworpen aan verplichtingen inzake opleiding en specifieke controles
  
• moet gedekt zijn door een specifieke verzekering
  
• moet de ethische regels van het beroep respecteren (beroepsdiscretie, toezicht op medewerkers, opgave van belangenconflicten, enz.)

In een schriftelijk mandaat moeten de taken, alsmede de duur van het contract en de voorziene honoraria worden vermeld. Dit contract wordt beheerst door het Koninklijk Besluit van 12 januari 2007 betreffende de overeenkomsten tussen particulieren en de vastgoedmakelaars die met het verhuur van een onroerend goed belast zijn.
De particulier heeft vanaf de datum van ondertekening 7 dagen de tijd om af te zien van het contract.

Taken

De opdrachten van een huurbeheerder zijn van verschillende aard:

• De woning te huur aanbieden

  • De verplichte diagnostieken uitvoeren
  • Huurders zoeken en selecteren
  • Bezoeken afleggen, informatie verstrekken
  • De huurder kiezen
  • Zorgen dat de huurwaarborg, borgsom en huurverzekering in orde zijn
  • De huurovereenkomst opstellen
  • Inventarisatie opmaken van de inrichting
  • Controle van de woonverzekering van de huurder
  • Ondertekening van het huurcontract en overhandiging van de sleutels
• Beheer van het vertrek van de huurder
  • De opzegging van de huurder aanvaarden
  • Een inventaris van de inrichting opmaken en de sleutels terugkrijgen
  • Indien nodig reparaties laten uitvoeren
  • De borgsom terugstorten

• Administratief beheer
  • De huur opvragen
  • Achterstallige betalingen beheren
  • Gerechtelijke stappen ondernemen in geval van aanhoudende niet-betaling
  • De relaties beheren met de water-, gas- en elektriciteitsmaatschappijen
  • De relaties en contracten met externe dienstverleners beheren (onderhoud, verwarmingsketel, enz.)
  • De eigenaar vertegenwoordigen op de algemene vergaderingen

• Technisch beheer

  • Beheer van technische storingen
  • Beheer van schadegevallen
  • Werkzaamheden bestellen, controleren en in ontvangst nemen

• Financieel beheer
  • Een specifieke bankrekening openen voor de eigenaar
  • Huurgelden en lasten ontvangen
  • Facturen betalen
  • De huurherziening uitvoeren
  • De afrekening van de gemeenschappelijke kosten berekenen
  • De verhuurder helpen met zijn belastingaangifte

De beheerder moet regelmatig verslag uitbrengen over zijn activiteiten en de verhuurder snel op de hoogte brengen wanneer zich een belangrijk probleem voordoet. Hij/zij is tevens de belangrijkste contactpersoon van de huurder en moet diens vragen en verzoeken beantwoorden.

De mogelijke taken zijn dus zeer talrijk. Het is heel goed mogelijk om de rol van de rentmeester tot bepaalde taken te beperken, maar dit moet in het beheersmandaat worden gespecificeerd.

Hebt je vragen of wil je meer weten over wat TREVI voor je kan betekenen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Wij passen ons aan, aan je behoeften.